Un sistema de apoyo a la operativa diaria de los despachos profesionales.
El objetivo de Cribo es ordenar y agilizar el trabajo diario del despacho mediante funcionalidades basadas en tecnología ya disponible. Su primera funcionalidad clasifica el correo entrante y su documentación y los convierte en tareas asignadas al personal correspondiente.
Funciona con modelos de lenguaje de código abierto ejecutados en infraestructura del propio despacho.
Clasificación y asignación automática de las comunicaciones entrantes en el despacho
Las comunicaciones que recibe un despacho se reparten habitualmente entre las cuentas de correo de sus trabajadores, porque cada cliente y cada administración escribe a la dirección que conoce. El trabajo pendiente queda disperso en bandejas individuales que el resto del equipo no ve.
Antes de tramitar un asunto, ya lleve documentación adjunta o sea una consulta escrita, es necesario determinar a qué cliente corresponde, de qué tipo es y con qué urgencia debe atenderse. Esta clasificación previa la realiza personal cualificado, no es facturable y crece con el número de clientes.
Cribo opera sobre una dirección única de entrada. Las cuentas actuales pueden mantenerse reenviando a ella, sin cambiar de proveedor de correo ni modificar los sistemas existentes. Todas las comunicaciones quedan registradas en un mismo punto, con independencia de la cuenta por la que lleguen.
Tratamiento de cada comunicación recibida
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01
Lectura
El sistema procesa el contenido del correo y de los documentos adjuntos.
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02
Identificación del cliente
El contenido se asocia con el cliente del despacho al que corresponde.
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03
Clasificación y prioridad
Se determina el tipo de asunto entre requerimientos de la AEAT y la TGSS, documentación laboral, contable-fiscal y consultas, y se establece su prioridad en función de los plazos aplicables.
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04
Asignación
Se genera la tarea, se atribuye al técnico competente y se incorpora al panel de trabajo.
Los casos en los que el sistema no alcanza certeza suficiente no se clasifican de forma automática, sino que se derivan a revisión humana. Las correcciones del equipo se incorporan al criterio del sistema.
Criterio de reparto común y trazabilidad de la carga de trabajo
El resultado del proceso es una tarea con cliente, tipo de asunto, prioridad y responsable asignado, visible para todo el despacho en un panel común. Además del tiempo de clasificación que se elimina, esto modifica la forma en que se organiza el trabajo.
La carga de cada técnico y el estado de cada asunto pueden consultarse en cualquier momento, sin pedir información a la persona que lo lleva. Las ausencias y los cambios de responsable no dejan trabajo pendiente en cuentas de correo individuales. La incorporación de personal nuevo tampoco requiere conocer los criterios particulares de cada compañero, porque las reglas de asignación están definidas en el sistema y se aplican por igual a todas las comunicaciones entrantes.
Los datos no salen del despacho
El sistema funciona con modelos de lenguaje de código abierto ejecutados en infraestructura dedicada del propio despacho o contratada bajo su control. Las comunicaciones recibidas y la información de los clientes no se envían a servicios de terceros ni se utilizan para entrenar modelos externos.
Este planteamiento responde a una preferencia del sector: los despachos manejan información fiscal, laboral y contable de sus clientes, y mantener su tratamiento bajo control propio simplifica las obligaciones de confidencialidad y la relación con los clientes que preguntan por el destino de sus datos.
El proyecto
El desarrollo actual de Cribo se concentra en su primera funcionalidad: el sistema de clasificación y asignación de las comunicaciones entrantes descrito en esta página. El trabajo se realiza en colaboración con empresas del sector, sobre comunicaciones y formas de trabajo reales, dentro del programa de incubación startTIC.
El alcance de esta fase está deliberadamente acotado: recepción en una dirección única, clasificación, asignación en el panel de trabajo y derivación a revisión humana de los casos dudosos. El objetivo es validar el sistema en condiciones reales de uso antes de ampliarlo.
Sobre esta base se irán construyendo las siguientes funcionalidades, que cubrirán otras tareas de la operativa diaria y se integrarán en el mismo entorno de trabajo.
Quién está detrás
Cribo es un producto de Orbia Solutions, consultora de automatización y desarrollo de software con sede en Baiona, especializada en optimizar la operativa de pequeñas y medianas empresas mediante la automatización de procesos, la integración de inteligencia artificial y la conexión entre sistemas. Cuenta con experiencia en sectores como el financiero y el comercio electrónico, en particular en el tratamiento automático de comunicaciones y flujos de trabajo, que constituye la base técnica de Cribo.
El desarrollo se realiza en colaboración con Tecsem, asesoría de empresas de Vigo con una trayectoria consolidada en el sector y líneas de trabajo en asesoramiento contable, fiscal y laboral para autónomos, pymes y grandes empresas. Participa como despacho piloto, aportando el conocimiento completo de la operativa real de una asesoría, la integración con sus sistemas de gestión y la validación del sistema por parte de su equipo técnico.
Programa piloto
Cribo se encuentra en fase de piloto con un número limitado de despachos. La participación comprende la puesta en marcha de la dirección única de entrada, la configuración del panel de trabajo conforme a la estructura del equipo y el ajuste del sistema sobre las comunicaciones reales del despacho.
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